Opinnäytetyön yhteistyösopimuksen allekirjoitusprosessi AtomiSign -järjestelmällä
Sopimuslomakkeen täyttäminen ja osapuolten hyväksyntä
Täydennä opinnäytetyön yhteistyösopimuspohja opinnäytetyösi tiedoilla. Kierrätä sopimusta kaikkien tutustuttavana ja hyväksyttävänä sähköpostitse ennen sen vahvistamista allekirjoituksin AtomiSignissa. Vaihtoehtoisesti sopimus voidaan käydä yhdessä läpi tilaajapalaverissa.
Sopimuksen täyttövaiheessa sovi tilaajan kanssa seuraavista asioista:
- Muistuta tilaajaa tilaajan ohjeistuksiin tutustumisesta ja pyydä tätä joko rastittamaan kyseinen kohta itse tai kysy häneltä lupa sen rastittamiseen.
- Selvitä, tarvitaanko opinnäytetyölle erillistä tutkimuslupaa.
- Selvitä, tarvitaanko erillisiä sopimuksia liittyen opinnäytetyön tuotoksen laajempaan hyödyntämiseen tai opinnäytetyöstä maksettavaan palkkioon/korvauksiin.
Rastita tai pyydä tilaajaa rastittamaan sopimuksen kohdat näiltä osin.
Lisää sopimuksen loppuun päivämäärä sekä allekirjoittajien tiedot (nimet sekä tilaajan osalta myös organisaatio).
Tallenna sopimus PDF-muotoisena tiedostonimellä “Opinnäytetyön yhteistyösopimus Etunimi Sukunimi”
Ohje AtomiSignin käyttöön
- Mene osoitteeseen https://atomisign.fi ja kirjaudu palveluun Microsoft-tunnuksillasi.
- Lataa sopimus pdf:nä ja aloita allekirjoituspyyntö.
- Kirjoita otsikkoon “Opinnäytetyösopimus”.
- Jätä Allekirjoituspyynnön tunniste -kohta tyhjäksi.
- Kohdassa ”Päivämäärä – Allekirjoitettava viimeistään” valitse aika – mielellään noin viikon verran. eteenpäin. Liian pitkä aika voi aiheuttaa sopimuksen unohtumisen.
- Kirjoita yhteinen viesti vastaanottajille.
- Valinnat-kohdassa tee seuraavat valinnat:
a) Tunnistautumistapa: Vahva tunnistautuminen
b) Allekirjoitusjärjestys: Yhtäaikainen
c) Allekirjoituksen sijoitus: Erillinen allekirjoitussivu
d) Muistutuspäivämäärä: Suosituksena esim. 2 arkipäivää ennen asettamaasi viimeistään aikaa
Osallistujat: Lisää ensin itsesi ”Lisää minut” valinnalla oikeasta reunasta itsesi ja täydennä omat tietosi. ”+ Lisää henkilö” -valinnalla saat lisää allekirjoittajia. Lisää osallistujiin ohjaajan tiedot sekä tilaajan tiedot. Allekirjoittajia pitäisi olla kolme; opiskelija, ohjaaja ja tilaaja.
- Voit myös lähettää ”Lisää henkilö”-valinnan kautta sopimuksen tiedoksi esim. tilaajaorganisaatioon ylemmälle taholle ja valita tällöin henkilön kopion vastaanottajaksi. Lisäasetuksista voi myös yksittäisille vastaanottajille laittaa erillisen viestin.
- Allekirjoituspyynnöt tulevat kaikille sähköpostiin ja ne käydään linkin kautta sähköisesti kuittaamassa vahvaa tunnistautumista käyttäen. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, saat sähköpostiin ilmoituksen ja voit ladata lopullisen sopimuksen.
Lopuksi:
Kun AtomiSignin allekirjoituskierros on valmis, lataa sopimus itsellesi ja vie se itse Wihiin. Varmista, että tiedosto on allekirjoitettu versio pdf-muodossa ja nimenä on ”Opinnäytetyön yhteistyösopimus Etunimi Sukunimi”. Muista tuhota sopimus AtomiSignissa sen jälkeen, kun olet varmistanut, että se on varmasti latautunut Wihiin.
Huom! AtomiSignissä lomaketta ei voi muokata sen jälkeen, kun se on lähetetty. Jos sopimukseen tulee muutoksia (esimerkiksi se on jäänyt allekirjoittamatta määräajassa tai opiskelija ei ole laittanut itseään allekirjoittajaksi), tulee aina laatia uusi sopimus ja aktivoida uusi allekirjoituspyyntö.
Kun tämä vaihe on tehty, ohjaaja kuittaa 1/3 vaiheen tehdyksi ja siirryt Wihissä vaiheeseen 2/3.