1. Siirry osoitteeseen https://portal.office.com.
2. Kirjaudu Humakin tunnuksellasi, joka on muodossa käyttäjätunnus@humak.fi. 
3. Syötä salasanasi.
4. Pääset haluamaasi sovellukseen klikkaamalla vasemmassa alareunassa olevaa ruudukkoikonia Apps.

Ohjeet

Yksityiskohtaiset ohjeet Teamsiin löydät Microsoftin verkkosivuilta. Sivuilla on useita koulutusvideoita, joita voit hyödyntää Teamsin käytössä. 

Vinkkejä käyttöön

Ilmoitusasetukset

Oikein säädetyt ilmoitukset auttavat sinua huomaamaan tärkeät viestit ilman turhia keskeytyksiä. Kun otat Teamsin käyttöön, kannattaa määrittää sekä yleiset että kanavakohtaiset ilmoitusasetukset.

Tutustu ensin Microsoftin ohjeisiin:

• Tärkeimmät asiat ilmoituksista
• Ilmoitusten hallinta

Yleiset ilmoitusasetukset

Yleiset ilmoitusasetukset toimivat oletuksena kaikille kanaville.

1. Avaa Teams ja klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistettä → Asetukset ja muuta → Asetukset → Ilmoitukset ja toiminta.
2. Määrittele Vastaamaton toiminta -sähköpostit: kuinka usein saat ilmoituksia Humak-sähköpostiisi, jos et ole Teamsissä tavoitettavissa. Suositus: valitse Päivittäin.
3. Mukauta sen jälkeen keskustelu- ja kanavailmoitukset haluamallasi tavalla.

Kanavakohtaiset ilmoitukset

Kanavakohtaisilla asetuksilla voit tarvittaessa poiketa yleisistä asetuksista.

1. Vie hiiri kanavan nimen päälle → kolme pistettä → Kanavan ilmoitukset.
2. Valitse ilmoitustaso kanavan tärkeyden mukaan:
   • Banneri ja syöte – ilmoitus ponnahtaa näytölle ja näkyy Toiminta-välilehdellä (kelloikoni)
   • Näytä vain syötteessä – ei ponnahdusta, mutta näkyy Toiminta-välilehdellä (kelloikoni)
   • Ei käytössä – ei ilmoituksia, mutta voit silti seurata kanavaa itse

Tiimien ja kanavien hallinta

Voit siistiä Teams-näkymääsi piilottamalla tiimit ja kanavat, joita et aktiivisesti seuraa. Piilottaminen ei poista jäsenyyttäsi eikä estä ilmoitusten saamista.

Kanavan piilottaminen

1. Vie hiiri kanavan nimen päälle → kolme pistettä → Piilota.
2. Piilotetut kanavat saat takaisin klikkaamalla Näytä kaikki kanavat →  Klikkaa Näytä halutun kanavan kohdalla. Huom. Yleinen-kanavaa ei voi piilottaa.

Tiimin piilottaminen

1. Vie hiiri tiimin nimen päälle → kolme pistettä → Piilota.
2. Piilotetut tiimit saat takaisin näkyviin sivupalkin alareunasta kohdasta Näytä kaikki tiimisi → valitse tiimi → Näytä. 

Selkeät viestintäkäytännöt auttavat pysymään kartalla tärkeistä asioista. Näillä ohjeilla pidämme Teams-kanavat toimivina ja helposti seurattavina. Ohjeet koskevat sekä kanavaviestintää että henkilökohtaista chattia.

Kanavaviestintä

Pingauskäytännöt

Kanavalle julkaistu viesti näkyy kaikille jäsenille ilman erillistä pingausta. Käytä @kanava-pingausta vain, kun asia on aidosti kiireellinen ja koskee kaikkia. Ohjaa yksittäiselle henkilölle tarkoitettu viesti @henkilöpingauksella – se lähettää ilmoituksen vain hänelle.

Reagoi viesteihin

Kun olet lukenut viestin, lisää siihen reaktio (esim. 👍) – erityisesti silloin, kun lähettäjä sitä pyytää. Reaktio kertoo viestin lähettäjälle, että viesti on tavoittanut sinut, eikä erillistä pingausta tarvita.

Otsikointi

Lisää kanavajulkaisuun aina otsikko – se näkyy syötteessä ja kertoo lukijalle heti, koskeeko viesti häntä.

Ilmoitusviesti

Tärkeän tiedotteen voi julkaista ilmoituksena, jolloin otsikkoon voi lisätä kuvan tai taustavärin. Valitse viestin tyypiksi Ilmoitus (megafonikuvake) → lisää otsikko ja halutessasi kuva.

Tärkeä-merkintä

Kanavajulkaisuun voi lisätä Tärkeä-merkinnän, jolloin viesti saa punaisen huutomerkin ja tekstin “TÄRKEÄÄ!”. Tämä on hyvä vaihtoehto kanavapingaukselle kiireellisissä viesteissä. Asetus löytyy +-kuvakkeesta → Määritä toimitusasetukset → Tärkeä.

Vastaaminen ja kommentointi

Vastaa aina alkuperäiseen viestiin Vastaa-toiminnolla – näin keskustelu pysyy koossa. Reagoi viesteihin emojilla, kun erillinen vastaus ei ole tarpeen. Voit muokata lähettämääsi viestiä jälkikäteen: vie hiiri viestin päälle → kolme pistettä → Muokkaa.

Kanavavalinta

Julkaise viesti sille kanavalle, jonka aihepiiriin asia kuuluu. Ennen kuin kysyt asiaa kanavalla, hyödynnä Teamsin hakutoimintoa (suurennuslasikuvake yläreunassa) – tieto voi löytyä jo aiemmista viesteistä.

Henkilökohtainen chat

Henkilökohtainen chat sopii lyhyeen, kahdenkeskiseen tai pienen ryhmän väliseen viestintään. Käytä chattia silloin, kun asia ei kuulu kanavalle tai kun tarvitset nopeaa vastausta yhdeltä henkilöltä.

Chatissa voit tarvittaessa lisätä viestille toimitusasetuksen +-kuvakkeesta → Määritä toimitusasetukset:

• Tärkeä – viesti saa Tärkeä-merkinnän. Toimii myös kanavaviestissä.
• Kiireellinen – vastaanottaja saa toistuvia ilmoituksia 2 minuutin välein 20 minuutin ajan, kunnes lukee viestin. Käytä vain todellisissa poikkeustilanteissa. Huom. Käytettävissä vain chatissa.

Tarvittaessa soita Teams-puhelu – varmista kuitenkin ensin chat-viestillä, että puhelu sopii, vaikka tila näyttäisi vapaalta.

Tilatieto

Pidä tilatieto ajantasaisena, jotta muut tietävät milloin olet tavoitettavissa. Tila löytyy profiilikuvasi vierestä – vaihtoehdot ovat Käytettävissä (vihreä), Varattu (punainen), Älä häiritse (punainen viivalla), Palaan pian tai Näy poistuneena (keltainen). Teams asettaa tilan automaattisesti varatuksi Outlook-kalenteriin merkityn varauksen ajaksi.