Tietosuojailmoitus opiskelijalle ja hakijalle

Jotta voimme hoitaa opetustehtäväämme, kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa. Tämä tekee sinusta rekisteröidyn ja meistä rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi käsittelyä tätä tarkoitusta varten. Tämä on ns. koosteilmoitus. Jokaisesta yksittäisestä rekisteristä on nähtävilläsi erillinen seloste, jossa kerrotaan tarkemmin, mitä tietoa ko. rekisteriin taltioidaan, mitä varten ja kuinka tiedon elinkaarenhallinta toteutetaan tähän tietoon.

Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy, Ilkantie 4, 00400 Helsinki

Yhteysosoite rekisteriä koskevissa asioissa: opintotoimisto(at)humak.fi

Tietosuojavastaava: Christa Sairio, security(at)humak.fi

Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä sekä Opintopolku- ja OILI-järjestelmistä. Opiskelijan henkilötietoja käsitellään useassa eri järjestelmässä. Tarkemmat järjestelmä- ja rekisterikohtaiset tiedot löydät selosteista, jotka löytyvät opiskelijan oppaasta.

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• opiskeluoikeuden toteuttamiseksi, osoittamiseksi sekä opetuksen järjestämiseksi
• opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan ja tilastointiin
• opetuksen kehittämiseen – opiskelijoiden ja muiden korkeakouluyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi.
• innovaatiopalvelujen hanke- ja tutkimustoimintaa varten

Korkeakoulun oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• lakisääteiseen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c) – yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e) – tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen perustuen (artikla 6.1 a/b)
• tietyissä tapauksissa oikeudelliseen etuun perustuen

Pääasialliset säädökset:

• ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
• yleinen tietosuoja-asetus (EU) 679/2016 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Opiskelijan tiedot

• opiskelijanumero
• käyttäjätunnus
• oppijan kansallinen tunniste (OID)
• sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi)
• henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli
• kansalaisuus – äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• lähiomaisen tiedot
• kotikunta, asuinkunta, maa
• ulkomaalaisen passinumero

Opiskelu- ja tutkintotiedot

• koulutusluokitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, mallipohjan tiedot
• koulutusmuoto
• opetuspiste
• opetuskieli
• opiskelutyyppi
• tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus
• pohjakoulutus
• läsnäolo-, valmistumis-, erotiedot
• opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet
• henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
• opintosuoritukset ja arviointi, sekä tentit
• opintojen edistyminen
• todistusmerkinnät
• rahoitus
• lukuvuosimaksuvelvollisuuteen ja apurahoihin liittyvät tiedot
• organisaatioyksikkö
• opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
• tietojen luovuttamista koskevat luvat
• henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

• opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot)
• opintojakson toteutukset
• henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot
• kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot

• suoritetut opinnot
• opintojen ja tenttien arvioinnit
• opintojen ja tenttien arvioijat
• suorituspäivämäärät
• suoritetut laajuudet
• opintojen edistyminen
• valmistumistilanne

Opintopolku/Oili-palveluista tuotavat hakijatiedot

• opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu, oppijanumero)
• osoitetiedot
• äidinkieli ja asiointikieli
• kansalaisuus
• pohjakoulutustiedot
• hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• ilmoittautumis- ja maksutiedot
• opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

Humak voi lähettää hakijalle hakuajan päätyttyä kyselyn, jolla arvioidaan Humakin hakijaviestinnän ja -markkinoinnin onnistumista. Kysely koskee hakuaikana toteutettua viestintää, kuten tiedottamista koulutuksista ja opiskelijavalinnoista.

Humakin tietoja käsittelevät vain ne korkeakoulun työntekijät tai Humakin lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tiedot ovat suojattu asiattomalta käsittelyltä ja pääsy opiskelijatietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa opintotoimiston ja opetushenkilöstö. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä turvallisuus-, IT-, henkilöstö- ja talouspalveluissa. Humak voi käyttää ulkopuolisia henkilötiedon käsittelijöitä, kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä. Nämä toimivat tällöin Humakin lukuun sopimusten perusteella. Humak luovuttaa henkilötietoja korkeakoulun ulkopuolelle tai käsittelee niitä muussa kuin alkuperäisessä tarkoituksessaan vain lainmukaisissa tilanteissa.

• Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja Tilastokeskukselle, joka toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle (TilastoL 280/2004)
• Opiskelija- ja opintosuoritustietoja Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§)
• Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002, L julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 1295/2002)
• Kansaneläkelaitokselle pyynnöstä sosiaalisten etuisuuksien arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen)
• Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote)
• Tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.
• SORA-lainsäädäntö, Ammattikorkeakoululaki 932/2015, ammattikorkeakouluasetus 1129/2014, laki opiskelijoiden oikeusturvalautakunnasta 956/2011, laki rikosrekisterilain 6§:n muuttamisesta 955/2011(14.11.2014/932)
• CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto.
• CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) joka ylläpitää korkeakoulujen välisiä tiedonsiirtoja Ristiinopiskelupalvelun mahdollistamiseksi. Ristiinopiskelun palveluväylä tarjoaa korkeakouluille vakioidun tavan asettaa tarjontaa saataville ja siirtää ristiinopiskelijaan liittyviä perus-, ilmoittautumis- ja suoritustietoja korkeakoulujen välillä. Ristiinopiskelupalvelun mahdollistamiseksi henkilötietoja luovutetaan Peppi-oppilaitosjärjestelmästä toiselle korkeakoululle CSC:n ylläpitämän palveluväylän avulla.

• tieteellistä tutkimusta varten
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
• muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
• ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi.
• opiskelijan suostumuksella yhteystietoja alumnitoimintaan ja markkinointiviestintään tai muihin erityisiin tarkoituksiin

Luovutettavien tietojen lähde on pääosin Peppi-opiskelijatietojärjestelmä. Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettävät opiskelijatiedot sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot. Humakin tietosuojapolitiikka noudattaa erityistä huolellisuutta, kun tietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Humakin arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus. Tietojen suojaamisesta huolehtii palveluntarjoaja omien tietoturvakäytäntöjensä mukaisesti ja  Humak omilla tietoturvakäytännöillään. Organisaation pääkäyttäjät valvovat, että tietoja käsitellään asianmukaisesti ja käyttöoikeudet pysyvät hallinnassa.

Yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 15, 16, 17, 18 ja 20

Rekisteröity antaa kulloinkin tarpeelliset henkilötietonsa ja vastaa niiden oikeellisuudesta.
Henkilötietojen toimittaminen on useissa korkeakoulun prosesseissa välttämätön edellytys asioiden hoitamiselle.

Pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään ja mitä tietoja hänestä on tallennettu. Rekisteröidyllä on myöskin oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, tietojen oikaisemista tai poistamista tai siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on Humakin käyttäjätunnuksilla pääsy omien tietojensa katseluun useissa järjestelmissä. 

Mikäli rekisteröity haluaa muutoin hyödyntää rekisteröidyn oikeuksiaan, tulee asiasta toimittaa tietopyyntö kirjaamoon (kirjaamo@humak.fi). Humak toimittaa tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä viimeistään kuukauden päästä pyynnön vastaanottamisesta.

Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja edellyttää esim. lain tulkintaa, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta.
Mikäli rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai rekisteröity  esittää tietopyyntöjä jatkuvasti, korkeakoulu voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällöin korkeakoulu perustelee ratkaisunsa.

Mikäli korkeakoulu ei toimita tietoja tai muutoin toimi rekisteröidyn pyytämällä tavalla, annetaan asiasta rekisteröidylle kirjallinen selvitys. Samassa yhteydessä kerrotaan hänen oikeuksistaan esim. tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö. Lataa, täytä, tallenna ja toimita asiakirja Humakin tietosuojatoimistoon osoitteeseen, security(at)humak.fi

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi opiskelijalla on oikeus vaatia, että häntä koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen opiskelijalla voi olla oikeus saada henkilötietonsa poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojen oikaisu- ja poistamispyyntö. Lataa, täytä, tallenna ja toimita asiakirja Humakin tietosuojatoimistoon osoitteeseen, security(at)humak.fi

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä voi tietyissä tapauksissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu, korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää henkilötietoja järjestelmästä toiseen

Henkilötiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa, että rekisteröity saa toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja hän voi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus voi koskea vain tilanteita, joissa tietojenkäsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa. Rekisteröidyllä on oikeus ilman erityistä perustelua milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruttaa suostumus

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus on annettu. Jos tämä on mahdotonta, voi rekisteröity ottaa yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU, 2016/679). Tämän lisäksi opiskelijalla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhaku- sekä oikeussuojakeinoja. Opiskelijalla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjän tai henkilötiedon käsittelijän organisaatiota vastaan, mikäli hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen vuoksi, ettei henkilötietojen käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.