Haku opiskelijavaihtoon on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa opiskelija hakee Humakin sisäisessä vaihtohaussa hakuaikoina. Jos tulet valituksi ja sinut on nimitetty kohdekorkeakouluun, sinun pitää vielä hakea kohdekorkeakouluun. 

Täytä kohdeyliopistosi oma hakulomake ja palauta se hakuajan päättymiseen mennessä. Hakulomake ja hakuajat ilmoitetaan kohdekorkeakoulun verkkosivuilla. Selvitä huolella hakuaika ja tarvittavat dokumentit.

Tyypillisimmät dokumentit ovat:

• Opintosuoritusote (Transcript of records) – ladattavissa Pepistä
• Opiskelutoditus (Study Certificate) – ladattavissa Pepistä
• Learning Agreement (lisätietoja alla)
• Kielitodistus

Hakulomakkeissa kysytään usein korkeakoulun yhteystietoja:

• Osoite: Ilkantie 4, 00400 Helsinki
• Erasmus-tunnus (Erasmus code): SF KAUNIAI03
• Yhteyshenkilö: Netta Humalamäki, Planner, erasmusmobility@humak.fi

Jokaisen vaihtoon lähtevän opiskelijan tulee laatia Learning Agreement (LA). Learning Agreementissa määritellään opiskeluvaihdon osalta vaihdossa suoritettavat opinnot ja niiden hyväksilukeminen tutkintoon. Harjoittelun osalta Learning Agreementissa määritellään millaisia töitä tulet tekemään harjoittelusi aikana ja millaisia taitoja tulet oppimaan. Learning Agreementin allekirjoittaa aina kolme osapuolta:

1. opiskelija
2. opiskelijan HOPS-valmentaja tai harjoittelusta vastaava lehtori
3. kohdekorkeakoulu tai työnantaja

Katso tästä dokumentista Humakin tiedot Learning Agreementin täyttämiseen.

Harjoitteluvaihto

1. Lataa mallipohja Learning agreement for Traineeship.
2. Kun olet täyttänyt osuutesi dokumenttiin ja allekirjoittanut sen, lähetä dokumentti harjoittelusta vastaavalle lehtorille sekä työnantajalle.
3. Palauta kaikkien kolmen osapuolen allekirjoittama dokumentti erasmusmobility@humak.fi.

Harjoitteluvaihtojen Learning Agreementeja ei vielä pystytä luomaan OLA-järjestelmässä eivätkä alla olevat ohjeet koske harjoitteluvaihtoon lähtijöitä. 

Opiskeluvaihto

Humak käyttää Erasmus Without Paper -rajapintaa. Learning Agreement voidaan luoda ja allekirjoittaa sähköisesti OLA-järjestelmässä. Huom! Noudata kohdekorkeakoululta saatuja ohjeita LA:n täyttämiseen. Kumppanikorkeakouluilla ei välttämättä ole käytössä EWP-rajapintaa tai he voivat käyttää muita kuin OLA- alustaa dokumentin luomiseen.

1. Tutustu vaihdon opintoihin

Tutustu kohdekorkeakoulun verkkosivuilta vaihto-opiskelijoille suunnattuun kurssitarjontaan. Valitse opintoihisi soveltuvat kurssit. Opiskelijan tulee suorittaa 20-30 op/lukukaudessa. Tarkista myös, onko kohdekorkeakoululla omia vaatimuksia vaihto-opiskelijoille opintopistemäärästä. Keskustele HOPS-valmentajasi kanssa, kuinka ulkomailla suorittamasi opinnot hyväksiluetaan tutkintoosi.

2.  Luo Learning Agreement OLA-järjestelmässä

Kirjaudu sisään OLA-järjestelmään (linkki avautuu toiseen ikkunaan). Valitse kirjautumisvaihtoehdoista “Login with Google”, kirjoita opiskelijasähköpostiosoitteesi muodossa etunimi.sukunimi@humak.fi ja kirjaudu sisään sivulle auenneen HAKA-kirjautumisen kautta.

Täytä Learning Agreement tiedot kohdemaasta, kohdekorkeakoulusta ja suunnitelluista opinnoista. Katso tästä dokumentista Humakin tiedot Learning Agreementin täyttämiseen.

Alla ohjevideo: Creating your Online Learning Agreement (European University Foundation)

3. Tarkista ja hyväksy Learning Agreement
Käy lopuksi huolellisesti läpi Learning Agreementin tiedot. Allekirjoita ja hyväksy Learning Agreement.

HUOM! Jos et pysty hyväksymään LA:ta ja saat virheilmoituksen esim. puuttuvasta kohdekorkeakoulun osoitteesta, ota yhteyttä: erasmusmobility@humak.fi.

4. Learning Agreementin hyväksyminen kotikorkeakoulussa
Kun olet hyväksynyt LA:n, se lähtee automaattisesi HOPS-valmentajasi tarkistettavaksi. Saat ilmoituksen sähköpostilla, kun HOPS-valmentaja on tehnyt hyväksynnän. Mikäli Learning Agreementia ei voida hyväksyä, sinulle lähetetään pyyntö tehdä siihen muutoksia.

5. Learning Agreementin hyväksyminen kohdekorkeakoulussa

Vaihtoehto A: Vaihtokorkeakoulu käsittelee Learning Agreementejä Erasmus Without Paper -rajapinnan kautta.
Kun Learning Agreementisi on hyväksytty, se lähetetään automaattisesti käsiteltäväksi vaihtokorkeakouluun. Saat tiedon tästä sähköisesti.

Vaihtoehto B: Vaihtokorkeakoulu ei käsittele Learning Agreementejä Erasmus Without Paper -rajapinnan kautta: lähetä LA sähköpostitse.
Mikäli kohdekorkeakoululla ei ole vielä käytössä kyseistä rajapintaa, sinun tulee ladata Learning Agreement HOPS-valmentajasi allekirjoituksen jälkeen OLA-järjestelmästä ja lähettää se kohdekorkeakoulusi hyväksyttäväksi sähköpostilla. Saatuasi allekirjoitetun Learning Agreementin takaisin lähetä se erasmusmobility@humak.fi. 

Kun vaihtosi päivänmäärät ovat varmistuneet, lataa alla oleva Erasmus+ apurahasopimus ja lähetä se esitäytettynä erasmusmobility@humak.fi. Tutustu huolella apurahasopimuksen ehtoihin ja täytä sopimus tiedostossa annettujen ohjeiden mukaisesti.

Jos olet päättänyt matkustaa vihreästi, täytä myös vihreän matkustamisen vakuus ja palauta se yhtä aikaa esitäytetyn apurahasopimuksen kanssa.

• Grant Agreement (apurahasopimus)
• Vihreän matkustamisen vakuus 

Kun Erasmus koordinaattori on laskenut apurahasi, saat täytetyn apurahasopimuksen allekirjoitettavaksi AtomiSignissa. Erasmus+ -apurahan ensimmäinen osuus (80%) maksetaan noin 4 viikon kuluessa apurahasopimuksen allekirjoittamisesta. Apurahan toinen osuus maksetaan vaihdon jälkeen.

Huomioita apurahasopimuksen täyttämiseen

• Poista tiedostoon kirjatut ohjeistukset (keltaisella yliviivauksella).
• Opiskelija täyttää apurahasopimukseen henkilötiedot, pankkitiedot, liikkuvuutta koskevat tiedot (Article 2) sekä vakuutustiedot (Article 7). 
• Vaihdon alkamispäivänmäärällä tarkoitetaan ensimmäistä päivää, jolloin sinun tulee olla läsnä kohdekorkeakoulussa ja päättymispäivänmäärällä viimeistä pakollista läsnäoloa.
• Matkapäiville voidaan maksaa tukea, jos matkustuspäivät sijoittuvat vaihtoajan ulkopuolelle (ks. apurahasopimuksen kohta “travel days”).

Lisätietoja apurahasta löydät Opiskelijan oppaasta.

Päivityksessä.

• Ilmoittaudu läsnäolevaksi Humakiin vaihtojakson ajalle ja maksa YTHS-maksu.
• Tee väliaikainen muuttoilmoitus, jos vaihto-opiskelusi kestää yli 3 kuukautta.
• Tarkasta hyvissä ajoin kohdemaan Suomen lähetystöstä tai viranomaisilta tarvitsetko oleskeluluvan tai viisumin. EU-maan kansalainen ei tarvitse oleskelulupaa opiskeluun tai harjoitteluun toisessa EU-maassa.
• Tarkasta opintotukeen, asumislisään ja opintolainan liittyvät seikat Kelan verkkosivuilta ja ilmoita muutoksista. Lähtiessäsi palkalliseen harjoitteluun, otathan huomioon opiskelijoiden tulorajat.
• Uusi tarvittaessa reseptisi etukäteen ja tarkista lääkkeiden tuontirajoitukset. Lisätietoja Kelan verkkosivuilta.
• Ota mukaan postitse saamasi matkavakuutuskortti ja Eurooppalainen sairaanhoitokortti (voimassa EU- ja ETA-maisssa, Sveitsissä ja Iso-Britanniassa).
• Tarkasta ulkoministeriön matkustustiedotteet ja tee matkustusilmoitus.