Lähes kaikkien opinnäytetöiden toteutuksessa tarvitaan erilaisia lomakkeita. Tässä tekstissä käsitellään niistä neljää:
- Tutkittavan informointi -mallipohjaa
- Tutkittavan suostumus -mallipohjaa
- Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomaketta
- Tutkimuslupa-lomaketta.
Löydät ne Opiskelijan oppaasta, kohdasta Opinnot > Opinnäytetyö ja siellä alaotsikon ”Eettiset ohjeet ja dokumentit” alta. Tallenna kaikki omassa opinnäytetyössäsi käyttämäsi lomakkeet Wihiin Tutkittavan suostumus -lomakkeita lukuun ottamatta. Säilytä Tutkittavan suostumuksia omassa hallussasi vuoden ajan opinnäytetyösi hyväksymispäivästä lukien ja hävitä ne sen jälkeen. Huolehdi siitä, että sekä säilyttäminen että hävittäminen tapahtuu tietoturvallisesti.
Tutkittavan informointi ja Tutkittavan suostumus -mallipohjat
Kun tutkit ihmisiä, sinun tulee informoida heitä siitä. Saamansa informoinnin perusteella he tekevät itsenäisen päätöksen siitä, suostuvatko he osallistumaan tutkimukseesi. Tämän päätöksen on oltava yksiselitteisesti ilmaistu, ja olipa vastaus myöntävä tai kieltävä, sitä tulee kunnioittaa. Tutkittavan suostumus -lomakkeella pyydetään suostumusta kolmeen eri asiaan: itse tutkimukseen osallistumiseen, henkilötietojen käsittelyyn ja aineiston mahdolliseen jatkokäyttöön sillä tavalla, joka Tutkittavan informointi -lomakkeessa on kuvattu.
Tutkittavan informointi -mallipohja ja Tutkittavan suostumus -mallipohjat on tarkoitettu muokattaviksi, eli lisää niihin oman työsi kannalta olennaisia tietoja ja poista ohjetekstit sekä Tutkittavan informointi -mallipohjasta ne kohdat, jotka eivät ole työsi kannalta relevantteja. Jotta osallistujalla on mahdollisuus riittävästi harkita osallistumistaan, on tärkeää, että informointi tapahtuu ennen suostumuksen pyytämistä. Tämän vuoksi mallipohjat ovat erilliset. Voit esimerkiksi muotoilla Tutkittavan informointi -mallipohjasta tekstin, jonka lähetät kohdehenkilölle siinä vaiheessa, kun pyydät häntä osallistumaan tutkimukseen. Kun hän on lupautunut mukaan, voit sen jälkeen lähettää hänelle Tutkittavan suostumus -mallipohjasta muotoilemasi lomakkeen ja Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomakkeen.
Tutkittava vahvistaa suostumuksensa joko allekirjoituksella tai sähköpostiviestillä. Mikäli hän vahvistaa sen viestillä, ota talteen koko sähköpostivastaus siten, että lähettäjän sähköpostiosoite näkyy. Varmista myös, että sähköpostivastaus on tullut kyseiseen henkilöön yksiselitteisesti liitettävästä henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta ja vastauksesta käy ilmi, mihin hän tarkkaan ottaen antaa suostumuksensa. Anna siis vastaajalle ohjeeksi kopioida lomakkeen teksti mukaan vastausviestiin.
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake liittyy Euroopan Unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR). Sen mukaan kaikista henkilötietoja sisältävistä rekistereistä on oltava seloste, jossa kuvataan kyseisten tietojen käsittelyn periaatteet. Henkilötietoja syntyy yllättävän helposti. Esimerkiksi edellä kuvattu Tutkittavan suostumus -lomake, jossa lukee tutkimukseen osallistuvan henkilön nimi, sisältää henkilötiedon. Myös haastattelun ääni- tai videotallenne ja sen aukikirjoitettu versio (litteraatio) yksilöi henkilön eli on henkilötieto. Haastattelulitteroinnin voi pseudonymisoida, eli haastateltavan nimen voi vaihtaa esimerkiksi koodiksi “haastateltava 1”. Haastattelun sisältöön saattaa kuitenkin jäädä niin paljon yksityiskohtia, ettei se siitä huolimatta ole täysin anonyymi.
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake tulee siis täyttää aina, kun haastateltavan ääntä tai kuvaa tallennetaan tai syntyy muita yksittäisen henkilön tunnistamiseen johtavia suoria tai epäsuoria tunnisteita. Epäsuorilla tunnisteilla tarkoitetaan sitä, että yksilön voi tunnistaa vaikkapa iän, sukupuolen, asuinpaikan, haastattelusisällön yksityiskohtien tai edellä mainittujen tekijöiden yhdistelyn perusteella. Lisätietoja henkilörekisteristä ja siitä, millaisissa tapauksissa se syntyy, löytyy osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Kun säilytät kyseisiä dokumentteja ja tiedostoja hallussasi vaikka vain hetkellisestikin, sinusta tulee rekisterinpitäjä, ja sinun täytyy täyttää Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake. Lomakkeeseen kuvataan yksityiskohtaisesti kaikki se tieto, joka liittyy suoria tai epäsuoria henkilötietoja sisältävän tiedon keräämiseen, käsittelyyn ja hävittämiseen. Sisällytä kyseiseen lomakkeeseen tiedot kaikista opinnäytetyösssäsi syntyvistä rekistereistä, esimerkiksi suostumuslomakkeista, tallenteista ja litteroinneista.
Lomakkeiden suhde toisiinsa

Voit ajatella Tutkittavan informointi -mallipohjaa, Tutkittavan suostumus -mallipohjaa sekä Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomaketta eräänlaisena triona: Tutkittavan informointi -mallipohjalla informoit tutkimuksen tarkoituksesta, jolloin tutkittava tietää, mihin Tutkittavan suostumus -lomakkeella suostuu. Tutkittavan tiedoilla täytetty suostumuslomake sisältää henkilötietoja, joten jo yksin sen perusteella ylittyy kynnys täyttää Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake. Tämän selosteen tulee puolestaan olla yhteneväinen sen suhteen, miten aineiston käsittelyä kuvataan Tutkittavan informointi -mallipohjassa.
Olet todennäköisesti aiemmissa opinnoissasi kerännyt tietoa haastatellen, havainnoiden tai kyselyjä tehden. Tuolloin ei ole tarvittu tässä kuvattuja lomakkeita, sillä opiskelu katsotaan kotitalouskäyttöön liittyväksi toiminnaksi, jossa niitä ei vaadita. Tästä huolimatta on kuitenkin tärkeää noudattaa erityistä huolellisuutta ja eettisyyttä myös niiden aineistojen käsittelyssä. Opinnäytetyö poikkeaa aiemmista oppimistehtävistäsi siinä, että opinnäytetyö on statukseltaan julkinen asiakirja. Sen vuoksi siihen sovelletaan erilaista lupaprosessia kuin aiempiin harjoitustöihin.
Tutkimuslupa-lomake
Mikäli tutkimuksesi kohde on jokin organisaatio, saatat tarvita sen tutkimiseen erillisen luvan kyseiseltä organisaatiolta. Varmista tämä asia hyvissä ajoin ennen työhön ryhtymistä. Organisaatioilla, joilta tällainen lupa tarvitaan, on yleensä jo olemassa valmis lomake tätä varten, joten käytä sitä. Opiskelijan oppaassa oleva tutkimuslupalomake on tarkoitettu niitä tilanteita varten, kun tutkimuksen kohteena ovat Humakin opiskelijat tai henkilökunta.
Kyselyjen osalta prosessi on hieman erilainen
Edellä kuvattujen mallipohjien ja lomakkeiden käyttäminen liittyy erityisesti tilanteisiin, joissa haastatellaan tai havainnoidaan ihmisiä. Kuitenkin myös kyselyissä informointi ja yksiselitteisen suostumuksen saaminen ovat olennaisia. Informointi sisältyy kyselyn alkuselitteeseen (saatekirjeeseen), ja lomakkeeseen lisätään erillinen kohta, jossa vastaaja erikseen ilmaisee halunsa osallistua tutkimukseen.
Mikäli kyselyllä kysytään suoria tai välillisiä henkilötietoja, tarvitaan myös Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomakkeen avulla muodostettua tietosuojaselostetta. Selosteen voi liittää alkuselosteeseen esimerkiksi linkin taakse. Jos henkilötietoja pyydetään, silloin lomakkeessa on oltava lisäksi erillinen pakollinen rastittava kohta, jossa vastaaja voi ilmaista suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn niillä ehdoilla, joita tietosuojaselosteessa on kerrottu.
Muistilista:
- Ano tutkimuslupaa (vain tarvittaessa).
- Täytä Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake.
- Informoi tutkimuksen kohdetta Tutkittavan informointi -mallipohjaa hyödyntäen.
- Pyydä kohteelta suostumus Tutkittavan suostumus -mallipohjaa hyödyntäen.
- Tallenna yllä mainitut dokumentit Wihiin Tutkittavan suostumus -lomaketta lukuun ottamatta. Säilytä Tutkittavan suostumukset tietoturvallisesti omassa hallussasi ja tuhoa ne vuoden kuluttua opinnäytetyösi hyväksymispäivästä.
Mikäli olet epävarma siitä, mitä lomakkeita ja mallipohjia tarvitset omassa opinnäytetyössäsi, ota yhteyttä opinnäytetyöohjaajaasi.
Esimerkki 1:
Kehität opinnäytetyössäsi oppilaitoksen X verkko-opetusta. Tätä varten haluat saada selville, millaisia kokemuksia oppilaitoksen opiskelijoilla on tästä asiasta. Toteutat laajan anonyymin kyselyn ja sen lisäksi haastattelet joitakin opiskelijoita. Toimi seuraavasti:
- Hanki tutkimuslupa kyseiseltä organisaatiolta. Tallenna se Wihiin.
- Varmista, että kysely tuottaa aidosti anonyymiä aineistoa, eli vastaajia ei voi tunnistaa edes välillisesti heidän antamiensa vastausten perusteella.
- Informoi kyselystä kyselyn saatekirjeessä. Et kerää henkilötietoja, joten et tarvitse selostetta henkilötietojen käsittelytoimista. Lisää kyselyyn pakollinen rastittava kohta, jossa vastaaja ilmaisee halunsa osallistua tutkimukseen.
- Täytä Seloste henkilötietojen käsittelytoimista -lomake haastatteluja varten. Tallenna se Wihiin.
- Informoi haastateltavia Tutkittavan informointi -mallipohjasta muotoilemallasi tekstillä. Tallenna se Wihiin.
- Pyydä haastateltavilta suostumus Tutkittavan suostumus -mallipohjasta muotoilemallasi lomakkeella. Säilytä Tutkittavan suostumukset tietoturvallisesti omassa hallussasi ja tuhoa ne vuoden kuluttua opinnäytetyösi hyväksymispäivästä.
- Käsittele aineistoja sillä tavoin kuin olet informointiteksteissäsi luvannut. Säilytä aineistoja tietoturvallisesti. Oppilaitoksen tarjoamat ohjelmat ovat tietoturvallisia, joten käytä niitä.
- Hävitä tallenne ja litteraatiot sekä muut mahdolliset henkilötietoja sisältävät tiedostot omalta koneeltasi ja/tai pilvipalvelusta asianmukaisesti kun opinnäytetyö on arvioitu. Hävitä myös kyselyvastaukset. Mikäli haet oikaisua opinnäytetyön arvosanaan, tuhoa em. tiedostot vasta oikaisuprosessin päätyttyä.
Esimerkki 2:
Kehität opinnäytetyössäsi toimijan Y palveluprosessia. Tätä varten haluat tietää, mitä mieltä nykyisestä palvelusta ollaan. Jalkaudut palvelun pariin ja tiedustelet asiakkailta kokemuksia palvelun käyttämisestä ja kyselet samalla heiltä kehittämisehdotuksia. Olet valmistanut kysymyksistä lomakkeen ja kirjaat jokaisen asiakkaan antamat vastaukset erilliselle lomakkeelle itse. Myös asiakkaiden antamat vastaukset vapaasanaisiin kohtiin kirjoitat omin sanoin. Et tallenna mitään etkä kysy tai kirjaa asioita, jotka sisältävät suoria tai epäsuoria henkilötietoja. Toimi seuraavasti:
- Selvitä kehittämältäsi organisaatiolta, tarvitsetko tutkimusluvan ja hanki sellainen tarvittaessa. Tallenna se Wihiin.
- Informoi haastateltavaa kehittämistyön tarkoituksesta ja aineiston käsittelytavasta. Suullinenkin informointi riittää, mutta varaudu myös kirjallisella informoinnilla, jonka voit esittää tarvittaessa.
- Pyydä haastateltavalta suostumus haastatteluun. Suullinen suostumuksen kysyminen ja antaminen riittävät.
- Varmista, että lomakkeille kirjaamasi asiat eivät sisällä suoria tai epäsuoria henkilötietoja.
- Käsittele aineistoja sillä tavoin kuin olet informointiteksteissäsi luvannut.
- Hävitä lomakkeet asianmukaisesti opinnäytetyön valmistuttua.
Syy eroille esimerkkien informointi- ja suostumuskäytänteissä on se, että tässä jälkimmäisessä esimerkissä ei synny tallennetta ja vastaukset muotoilee haastattelija omin sanoin. Olennaista on se, ettei mitään asiaa kirjoiteta niin yksityiskohtaisesti ylös, että haastatellun voisi tunnistaa. Näin ei synny myöskään henkilörekisteriä. Suullinen informointi ja suullinen suostumuksen antaminen ovat riittäviä silloin, kun kyse on tämän kaltaisista lyhyistä lomakehaastatteluista, jotka ovat alusta loppuun saakka anonyymejä (niissä ei missään vaiheessa kysytä eikä kirjata suoria eikä välillisiä henkilötietoja). Pidemmissä haastatteluissa, jotka niille tyypilliseen tapaan tulee taltioida ja litteroida sanatarkasti, tulee kuitenkin aina informoida ja pyytää suostumus kirjallisesti.