Passin hakemiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Sen saaminen kestää parista viikosta kuukauteen riippuen siitä, kuinka monen vuoden passia anotaan. Passia haetaan kirjallisella hakemuksella kotikunnan poliisilta. Passia haettaessa on oltava mukana kaksi identtistä valokuvaa, entinen passi tai henkilöllisyystodistus ja alle 30-vuotiailla miehillä selvitys asevelvollisuuden suorittamisesta.
Jokaisella Euroopan Unionin jäsenvaltion kansalaisella on oikeus oleskella tilapäisesti (yleensä alle kolme kuukautta) minkä hyvänsä EU-maan alueella. Jos oleskelu toisessa jäsenvaltiossa kestää alle kolme kuukautta, vaaditaan voimassa oleva passi tai henkilökortti, mutta oleskelulupaa ei tarvitse anoa. Jos oleskelu toisessa jäsenvaltiossa kestää yli kolme kuukautta, pitää anoa oleskelulupa kyseiseksi ajaksi. Haettaessa oleskelulupaa vaaditaan yleensä seuraavat asiakirjat:
- voimassaoleva passi
- todistus hyväksytystä opiskelupaikasta
- opiskelutodistus omasta korkeakoulusta (englanniksi)
- vakuutus varojen riittävyydestä (esim. opintotukipäätös, apurahapäätös)
- todistus sairausvakuutuksen voimassaolosta (EU-maissa Kelan E-lomakkeet)
- valokuvia
- lisäksi saatetaan vaatia asuinpaikkatodistus ja lääkärintodistus
Vaadittavat asiakirjat sekä menettelyt haettaessa oleskelulupaa vaihtelevat jonkin verran maittain. Kohdemaassa oleskelulupahakemus jätetään asianosaiselle viranomaiselle eli yleensä poliisille. Oleskelulupahakemus pitäisi tehdä viikon kuluessa maahan saapumispäivästä.
Jos kohdemaa ei kuulu EU/ETA-maihin, oleskelulupa ja viisumi haetaan normaalisti kotimaassa olevasta kohdemaan suurlähetystöstä ennen vaihtoon lähtemistä. Mainittujen asiakirjojen lisäksi saatetaan vaatia myös muita asiakirjoja, kuten vastaanottavan oppilaitoksen kutsukirje.
Viisumia ei vaadita mennessä opiskelemaan EU- tai ETA- alueelle, mutta se vaaditaan useimpiin Euroopan ulkopuolisiin maihin. Viisumi anotaan yleensä kotimaassa olevasta kohdemaan suurlähetystöstä. Viisumia ja oleskelulupaa hakevalla opiskelijalla tulisi olla mukanaan ainakin passi, 2-3 valokuvaa, opiskelutodistus ja todistus rahoituksesta sekä siitä, että hakija kuuluu lähtömaan sairausvakuutuksen piiriin. Viisumia kannattaa anoa hyvissä ajoin ennen matkaa, sillä sen saamiseen voi kulua muutama viikko. Matkanjärjestäjät ja matkatoimistot tuntevat yleensä hyvin viisumiasiat. Viisumimääräykset voi selvittää myös sen maan lähetystöstä, jonne on tarkoitus matkustaa.
Opiskelijat hoitavat itsenäisesti ulkomailla opiskeluun liittyvät passi- ja viisumiasiat. Opiskelumaan oleskelulupasäädökset on tarkistettava suurlähetystöstä hyvissä ajoin ennen lähtöä, mikäli oleskelu ulkomailla kestää yli 3 kk!